Das Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM) ist das größte tropenmedizinische Forschungsinstitut in Deutschland, Nationales Referenzzentrum für tropische Infektionserreger, WHO-Kollaborationszentrum und Mitglied der Leibniz-Forschungsgemeinschaft. In der Junior-Forschungsgruppe Lassa-Virus Pathophysiologie der Abteilungen Klinische Forschung und Virologie am BNITM in Hamburg ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d) im Bereich Klinische Studien zu besetzen (EG 9b TV-AVH, 50 % Arbeitszeit, zunächst befristet bis Ende 2027).
Ihre Aufgaben: Unterstützung des Gruppenleiters bei der Pflege studienrelevanter Dokumente wie Checklisten, Ethik- und Genehmigungsanträge (CVs, Zertifikate, Studiendokumente) sowie Korrespondenz mit internationalen Partnerinstitutionen; Vorbereitung und Protokollführung von Meetings, überwiegend auf Englisch; Mitwirkung an der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen innerhalb Europas und weltweit inkl. Visa und Einreiseformalitäten; Betreuung internationaler Gäste und Gastforschender; Unterstützung beim internationalen Warenversand, z. B. Vorbereitung von Versandlisten im Rahmen der Zollformalitäten, in enger Zusammenarbeit mit dem Liaison-Office des BNITM; Unterstützung bei der Planung und Organisation von Workshops, Schulungen und Veranstaltungen; Terminkoordination und Kalenderpflege der Arbeitsgruppe; Abfrage von Lagerbeständen und Bestellung von Material und Verbrauchsgütern; Pflege von Themen- und Teamwebsites; allgemeine Bürotätigkeiten und Büroorganisation.
Ihr Profil: abgeschlossene Berufsausbildung (Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbar); sicherer Umgang mit MS Office; ausgeprägte Organisations-, Zeitmanagement- und Multitasking-Fähigkeiten; sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Deutsch und Englisch; Professionalität, selbstständiges Arbeiten und ausgeprägte Hands-On-Mentalität; Kommunikationsstärke und teamorientierte Arbeitsweise in interkulturellen Settings; Offenheit für neue (digitale) Methoden in der Administration. Wünschenswert: Erfahrung in der Wissenschafts- oder Studienadministration, idealerweise im klinischen Studienumfeld.
Wir bieten: eine anspruchsvolle Tätigkeit in einer modernen Forschungseinrichtung, zentraler Standort an den Landungsbrücken, 30 Tage Urlaub, flexible und familienfreundliche Arbeitszeit, Zuschuss zur Kinderbetreuung, Zuschuss zum Deutschlandticket (Basic) und betriebliche Altersversorgung.
Closing date: 2026-09-18
HOW TO APPLY:
Bitte bewerben Sie sich bis zum 18.09.2026 online über das Bewerbungsformular (https://jobs.bnitm.de/Assistenz-mit-Sekretariatsaufgaben-mwd-de-f434.html) mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Abschlusszeugnissen mit Notenspiegel. Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich in KW 39 bzw. 40 statt. Alternativ senden Sie Ihre Unterlagen unter dem Kennwort "Assistenz – Klinische Studien" per Post an: Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin, Personalabteilung, Bernhard-Nocht-Str. 74, 20359 Hamburg. Fragen zum Bewerbungsprozess: Anja Göttsche, Personalabteilung (anja.goettsche@bnitm.de, Tel. 040/285380-314). Fragen zur Position: Dr. Till Omansen (till.omansen@bnitm.de).