Intitulé du poste : Chargé(e) de programme – Facilitation du commerce
Titre du/de la supérieur(e) hiérarchique : Responsable de programme, RDC
Grade : JG 7
Personnel sous supervision directe : Aucun
Département : Programme pays RDC
Lieu d'affectation : Kinshasa, RDC
Résumé du poste
Le/la Chargé(e) de programme, Facilitation du commerce appuiera la mise en œuvre du Programme pays RDC de TradeMark Africa (TMA) grâce à une gestion du cycle de programme (PCM) de qualité et à un soutien complet au programme. Le/la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec la Responsable de programme et le Directeur pays afin d'assurer la mise en œuvre efficace des interventions de facilitation du commerce et l'atteinte des résultats du programme, conformément aux lignes directrices de TMA en matière de gestion du cycle de projet (PCM) et aux exigences des bailleurs de fonds.
Le/la Chargé(e) de programme jouera un rôle clé dans l'appui à la mise en œuvre du Programme Peaceful and Resilient Borderlands II (Borderlands), une initiative financée par l'Union européenne visant à renforcer l'intégration socioéconomique et la cohésion des communautés transfrontalières en Ouganda et dans l'est de la RDC grâce à un commerce plus efficace et plus inclusif, ainsi que tout autre programme pouvant nécessiter son appui.
Le/la Chargé(e) de programme supervisera le cycle annuel de planification du travail en collaboration avec les équipes techniques et les partenaires de mise en œuvre, en veillant à l'intégration et à la consolidation harmonieuses de tous les plans de projet. Ce rôle comprend également diverses tâches administratives essentielles au succès du Programme Borderlands, notamment la consolidation des rapports trimestriels et annuels, la prise de procès-verbaux précis lors des réunions, le renforcement de la visibilité du programme par un appui à la communication, et l'appui aux activités de suivi et d'évaluation (S&E).
Rôles et responsabilités
Gestion du cycle de programme et de projet : (40 %)
- Fournir un appui programmatique à l'équipe en RDC, notamment par des contributions à l'élaboration de la stratégie, à la préparation des rapports d'évaluation de projets (PAR), à la gestion de la collecte de données, aux revues et aux évaluations.
- Participer à l'élaboration des termes de référence et à l'acquisition des services de conseil/assistances techniques nécessaires à la mise en œuvre du programme Borderlands approuvé en RDC.
- Regrouper les contributions dans un plan global pour les processus annuels de planification du travail du programme Borderlands et de la RDC, en collaboration avec la Responsable de programme et les équipes techniques.
- Coordonner le processus avec toutes les équipes impliquées en RDC afin d'estimer les coûts des activités, de rationaliser et consolider les budgets d'activités, et d'appuyer les prévisions de dépenses.
- Collecter les informations auprès des équipes de projet afin d'assurer la mise à jour régulière du plan de mobilisation et du pipeline complet de passation des marchés pour le Programme Borderlands en RDC.
- Appuyer la gestion des consultants et des bénéficiaires de subventions aux niveaux national et régional.
- Assurer la liaison avec les partenaires de mise en œuvre pour la collecte et la soumission des rapports et données requis sur l'avancement des plans et activités de suivi.
- Appuyer l'équipe lors des rapports périodiques (hebdomadaires, trimestriels et annuels), selon les exigences des processus et systèmes de l'UE et de TMA.
- Appuyer les équipes pays et régionales dans le lancement des procédures de clôture des projets et veiller à ce que la documentation relative aux évaluations, recherches et enseignements tirés soit à jour.
- Mettre à jour et tenir à jour le Plan de suivi, d'évaluation et d'apprentissage du Programme pays RDC (AMELP), ainsi que les cadres de résultats de chaque projet, en collaboration avec les équipes de projet et l'équipe résultats et impact.
- Suivre le budget et les dépenses du programme RDC, y compris du programme Borderlands, et surveiller étroitement les composantes budgétaires, notamment les obligations et plafonds budgétaires, en collaboration avec l'équipe de budgétisation et de reporting financier.
- Suivre et mettre à jour le respect des échéances et structures de reporting, ainsi que la consolidation des rapports périodiques requis.
- Suivre et mettre à jour les risques du programme RDC et veiller à ce que le registre soit complet et régulièrement actualisé.
Coordination et administration du programme : (25 %)
- Fournir des services administratifs liés à la supervision du Programme pays RDC et, entre autres, du programme Borderlands, y compris l'organisation de réunions régulières entre les différentes équipes, la prise de procès-verbaux, le suivi des actions convenues et la mise à jour de toutes les décisions approuvées.
- Tenir à jour le plan de marque et de visibilité, ainsi que les plans de collaboration, d'apprentissage et de gestion adaptative, y compris le calendrier des événements, avec l'appui des équipes communication et résultats.
- Veiller à ce que les ateliers et événements de collaboration, d'apprentissage et d'adaptation, internes comme externes, soient bien organisés, livrés dans les délais et dans le respect du budget.
- Documenter les enseignements tirés et les bonnes pratiques aux fins de partage des connaissances et d'apprentissage.
- Suivre le respect des exigences d'approbation des projets de TMA, des révisions et réaffectations budgétaires, et veiller à la conformité avec les politiques de TMA et des bailleurs, conformément aux accords de coopération de l'UE avec TMA.
- Gérer le processus de préparation des audits annuels des projets financés par les bailleurs au sein du portefeuille RDC, en veillant à ce qu'ils répondent aux exigences des bailleurs, avec l'appui des équipes finances.
Collaboration, apprentissage et adaptation : (25 %)
- Appuyer les travaux de recherche de TMA liés au commerce et fournir des éclairages sur les résultats et l'impact des programmes de TMA en matière de facilitation du commerce.
- Appuyer le développement d'une communauté de pratique.
- Documenter et promouvoir les enseignements tirés et les bonnes pratiques aux fins de partage des connaissances et d'apprentissage.
- Exécuter toute autre tâche pouvant être assignée par le Directeur pays, RDC, afin d'appuyer la gestion globale de l'équipe et la mise en œuvre du programme.
Conformité aux responsabilités institutionnelles : (10 %)
- Appliquer les normes les plus élevées en matière de contrôles, de pratiques et de comportements de gestion des risques, et promouvoir une culture positive du risque et du contrôle.
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