ABOUT AMREF HEALTH AFRICA
Amref Health Africa, fondée en 1957, est la plus importante organisation internationale de développement sanitaire basée en Afrique. Son siège social se trouve à Nairobi, au Kenya. Amref met en œuvre des programmes dans 35 pays africains, touchant plus de 40 millions de personnes, grâce à une forte présence opérationnelle en Afrique et à des bureaux de plaidoyer et de collecte de fonds en Europe et en Amérique du Nord.
Guidée par sa vision d'un changement durable en matière de santé en Afrique, la mission d'Amref est de catalyser des systèmes de santé communautaires et centrés sur les personnes, et de s'attaquer aux déterminants sociaux de la santé. Amref est convaincue que la transformation durable du système de santé est impulsée par les communautés elles-mêmes et œuvre au renforcement des systèmes de santé tout en donnant aux communautés les moyens d'exiger et d'accéder à des soins de santé de qualité et abordables.
Amref Health Africa est solidement implantée au Burkina Faso, où elle travaille en étroite collaboration avec les institutions gouvernementales, les organisations locales et les communautés afin de renforcer les systèmes de soins de santé primaires, d'élargir l'accès à des services de qualité et de développer les compétences du personnel de santé communautaire. Le programme au Burkina Faso contribue à l'engagement plus large d'Amref en faveur de l'amélioration des résultats sanitaires, tout en créant des opportunités de subsistance durables, notamment pour les jeunes et les femmes.
ABOUT THE PROGRAMME
La population africaine croît rapidement et les jeunes représentent une part croissante de la population active. Pourtant, la création d'emplois n'a pas suivi le même rythme, privant des millions de personnes – notamment de jeunes femmes – d'un accès à des moyens de subsistance stables et dignes, en raison d'obstacles tels qu'un niveau d'éducation limité, les normes sociales et les responsabilités de soins non rémunérées.
Parallèlement, le secteur de la santé en Afrique est en pleine expansion et offre une formidable opportunité de créer des perspectives de vie durables. Ce programme vise à transformer le travail de santé communautaire en parcours professionnels respectés et viables pour les jeunes, en particulier les femmes. Déployé initialement au Kenya, en Éthiopie, en Tanzanie et au Malawi, le programme a pour objectif de professionnaliser les agents de santé communautaires, de créer des emplois dignes et de renforcer les systèmes, contribuant ainsi à l'amélioration des conditions de vie des jeunes et à la santé des communautés.
JOB DESCRIPTION
L'administrateur(trice) de programme apporte un soutien administratif et opérationnel structuré au programme des agents de santé communautaires (ASC) du Burkina Faso, en assurant la bonne coordination des processus de planification, des flux de travail liés aux achats et à la logistique, au suivi de l'engagement des parties prenantes et à la documentation financière pour l'ensemble des activités du programme.
Relevant du/de la Responsable de programme senior du Programme des agents de santé communautaires du Burkina Faso, ce poste joue un rôle essentiel en assurant la mise en place de systèmes organisés, la tenue de registres précis et un suivi administratif rigoureux aux niveaux national, régional, de district et communautaire. Le/La titulaire du poste soutient la planification du programme, les processus d'approvisionnement, la coordination logistique, le suivi des communications avec les parties prenantes et l'administration générale du programme.
L'administrateur/administratrice de programme travaille en étroite collaboration avec les équipes et les parties prenaires – notamment le ministère de la Santé et de l'Hygiène publique, les directions régionales de la santé, les équipes sanitaires de district et les partenaires de mise en œuvre – afin de garantir la bonne coordination des opérations et l'exactitude, l'exhaustivité et l'accessibilité de la documentation.
Ce poste exige une grande rigueur organisationnelle, le souci du détail, la fiabilité et un sens aigu du service. L'administrateur/administratrice de programme doit également faire preuve de proactivité et être orienté(e) vers la recherche de solutions, en veillant à ce que les processus administratifs contribuent activement à la mise en œuvre du programme.
MAIN RESPONSIBILITIES
1. Planification du programme et coordination administrative
* Appuyer la consolidation et le suivi des plans de travail, des calendriers d'activités et des échéanciers de mise en œuvre du programme des agents de santé communautaires au Burkina Faso.
* Coordonner les réunions et préparer les ordres du jour, les comptes rendus et les outils de suivi des actions.
* Maintenir des systèmes de classement structurés pour le programme (physiques et numériques).
* Assurer le suivi des actions administratives convenues.
2. Appui aux achats et à la logistique
* Préparer et organiser la documentation relative aux achats conformément aux politiques d'Amref et aux exigences du programme.
* Coordonner la logistique des formations, des ateliers, des réunions avec les parties prenantes et des activités de terrain aux niveaux régional et de district.
* Tenir à jour les outils de suivi des achats et s'assurer de l'exhaustivité de la documentation des fournisseurs.
* Appuyer la conformité et la préparation de la documentation en vue des examens et audits internes.
3. Coordination des parties prenantes et appui à la communication
* Tenir à jour les listes de contacts des principales parties prenantes au sein du MSHP, du DRS, des équipes de santé de district, des partenaires, des acteurs communautaires, des donateurs, des partenaires de mise en œuvre et des autres acteurs.
* Conserver des registres clairs des rôles et responsabilités au sein du programme.
* Appuyer la préparation et la diffusion des communications courantes du programme.
* Tenir des registres structurés des réunions, des forums de coordination et des décisions importantes.
* Appuyer la préparation et la diffusion des supports de communication courants du programme.
4. Soutien à la documentation financière et des achats
* Compiler et organiser les documents nécessaires au traitement des paiements ou des achats.
* Assurer un classement précis des factures, des contrats et des pièces justificatives.
* Appuyer les équipes des finances et des achats dans la recherche de documents, au besoin.
5. Soutien aux opérations du programme et à l'accueil
* Appuyer la coordination des opérations quotidiennes du programme et des besoins administratifs.
* Veiller à ce que les salles de réunion, le matériel et la logistique soient préparés et organisés.
* Assurer l'accueil et le soutien administratif, au besoin.
6. Gestion du personnel et performance
* Appuyer le chef de programme à assumer la responsabilité de ses objectifs de performance individuels et remplir ses fonctions dans les délais convenus.
* Faire preuve de professionnalisme, de réactivité et de fiabilité dans les interactions quotidiennes avec toutes les parties prenantes internes et externes.
* Solliciter des retours d'information pour renforcer les compétences et les performances administratives.
* Respecter les valeurs d'Amref et du programme, les normes de protection et les exigences de confidentialité dans toutes les activités.
7. Gestion de l'information et des documents
* Tenir à jour des dossiers de programme précis pour toutes les fonctions administratives.
* Veiller à ce que la documentation soit organisée, sécurisée et facilement accessible.
* Faciliter la préparation aux audits grâce à des systèmes de documentation complets et bien tenus à jour.
* Promouvoir la cohérence de la tenue des dossiers pour toutes les activités du programme.
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